Med hjälp av Substly har tretton37 skapat en översikt över vilka digitala tjänster som används i företaget och av vem. De betalar inte längre för tjänster eller licenser som de inte använder och har en strukturerad och hållbar offboarding-process som skyddar företaget mot obehöriga systeminloggningar.
På tretton37 arbetar fler än 300 anställda med över 40 olika nationaliteter för att leverera skräddarsydda mjukvarulösningar till deras kunder.
Substly räddade tretton37 från opraktiska kalkylblad
I takt med att tretton37 har vuxit har behovet av struktur och kontroll blivit viktigare. Innan företaget började använda Substly hanterades alla digitala tjänster i kalkylblad och endast en person var ansvarig. Numera samarbetar istället flera personer. Åsa Lilja, ansvarig för Business Support och IT-avdelningen, tog över ansvaret för Substly i somras. Hon säger att tretton37 med hjälp av Substly nu har fått en tydlig överblick över alla sina digitala tjänster, varav flera tidigare varit okända för ledningen.
“Substly hjälpte oss identifiera licenser som vi var helt omedvetna om. I dag har vi en överblick över både vilka digitala tjänster vi använder, men också vem som använder dem - allt på ett och samma ställe.”
Åsa Vukmanovic Lilja
Det största värdet som tretton37 fått ut av Substly hittills är att strukturera användarhanteringen av deras digitala tjänster, säger Åsa. I samband med att en licens ges ut kopplas tjänsten och användaren samman i Substly. På så sätt får företaget en överblick över vilka anställda som har tillgång till vilka digitala tjänster. tretton37 beskriver att detta har hjälpt dem förbättra sin offboarding-process, sänka kostnaderna och öka sin IT-säkerhet. Att gå tillbaka till hur de hanterade sina digitala tjänster och användarlicenser före Substly skulle vara otänkbart, enligt Åsa.
“Substly har förbättrat vår off-boardingprocess! Inget faller mellan stolarna längre eftersom Substly visar oss exakt vilka användarkonton som ska tas bort.”
Åsa Vukmanovic Lilja
Att dela ansvar mellan avdelningar sparar tid
Numera arbetar anställda från olika avdelningar på tretton37 tillsammans i Substly för att hantera licenser och användare. Att samordna arbetsinsatser mellan avdelningar sparar tid, och att ha tillgång till en delad översikt i Substly eliminerar också behovet av mellanhänder som snabbt kan bli flaskhalsar i processen. tretton37 är ett perfekt exempel på hur Substly kan hjälpa kollegor att dela ansvar och bidra till bättre intern insyn och samordning, även när samarbetet sker över nationsgränser.
“Idag har vi en överblick över både vilka digitala tjänster vi använder och vem som använder dem. ”
Åsa Vukmanovic Lilja
Hittills har tretton37 främst använt användarhanteringsfunktionerna i Substly. Nu när de har fått kontroll över processen för användarhantering planerar de att börja spåra sina kostnader i Substly. Detta kommer att ge dem en bättre överblick över hur kostnaderna fördelas på olika kontor, länder och anställda. Genom att använda prenumerationshanteringsfunktionerna i Substly vill tretton37 identifiera ännu fler kostnadsbesparingsmöjligheter.