Founders Loft fick fullständig inblick i molntjänsanvändningen och hur mycket de spenderar på startups i inkubatorprogrammet genom Substly. Att samlat kunna se utgifterna har fått teamet att ta itu med kostnader som tidigare förbisetts. De säger sig nu ha bättre tillgång till information för att fatta mer datadrivna beslut.
Det var rörigt att använda kalkylblad och google docs
Martin Björkman är en av fyra affärsrådgivare på Founders Loft och den som ansvarar för hanteringen av prenumerationer och användarkonton. Innan Martin började använda Substly brukade han ha en lista över alla tjänster i ett kalkylblad. Han hade också flera google docs med instruktioner och manuella checklistor.
“Jag behövde uppdatera flera dokument, saknade en bra överblick och det tog mycket tid.”
Martin, Business Advisor
När Founders Loft började använda Substly var Martin inte säker på vad han kunde förvänta sig av en tjänst för hantering av prenumerationsbaserade tjänster och användarlicenser. Han började lägga till SaaS-program och andra molntjänster som ledningsgruppen använde. Men det var först när han insåg att han kunde lägga till alla återkommande betalningar som påverkade startupen i inkubationsprogrammets hyra som poletten trillade ner på riktigt. Han lade snabbt till saker som kostnader för skrivarleasing, kaffe, elräkningar osv.
“Plötsligt hade vi fullständig insyn i hur mycket vi spenderade på alla startups i vårt inkubationsprogram.”
Martin, Business Advisor
Började ta itu med förbisedda kostnader
Översikten från Substly visade dem vilka möjligheter till kostnads- och tidsbesparingar som fanns, även för deras lilla organisation. Genom att göra alla anställda på Founders Loft till administratörer i Substly fick de tillgång till samma information. Datan i Substly fick teamet att ta itu med tidigare förbisedda kostnader.
“När vi väl såg hur mycket alla tjänster kostade per månad skulle det vara konstigt att inte revidera dem regelbundet.”
Martin, Business Advisor
Innan deras data lades till i Substly var det rörigt. Med alla prenumerationsbaserade tjänster på ett ställe har de fått fullständig kontroll över programvaruanvändning, användarkonton, avtal och kostnader.
