SaaS Management: Vad är det, tips för att komma igång & Best practice

Innehåll

Vad är SaaS Management?
Är SaaS-hantering viktigt?
Olika tillvägagångsätt: Små och medelstora företag vs. större organisationer
Vem kan dra nytta av SaaS-management och vilka är fördelarna?
Tips för att komma igång
Begränsningarna med manuella processer och kalkylblad: När är de otillräckliga?
Sammanfattning av SaaS-management plattformar
Viktiga skillnader att ta hänsyn till vid utvärdering av en SaaS-hanteringsplattform

Viktiga insikter

SaaS (Software as a Service) har revolutionerat hur företag arbetar. I stället för att investera i dyr programvara och hårdvara prenumererar företagen på molnbaserade tjänster som är tillgängliga var som helst med en internetanslutning. 

Organisationer, från småföretag till stora bolag, förlitar sig på SaaS-verktyg för att utföra olika uppgifter, till exempel hantering av ekonomi, marknadsföring, HR och kundrelationer. Men med det ökande antalet SaaS-appar blir det avgörande för företag att ha en effektiv SaaS-hanteringsstrategi på plats.

Vad är SaaS Management?

SaaS-hantering innebär att man hanterar dessa molnbaserade applikationer för att säkerställa att de används effektivt, säkert och i enlighet med företagets policy. SaaS-hantering omfattar flera viktiga komponenter, bland annat:

1. Upptäckt och inventering av applikationer: Det första steget i SaaS-hanteringen är att upptäcka och inventera all typ av molntjänst som används inom organisationen. Detta kan vara en utmaning eftersom anställda kan använda obehöriga applikationer.

2. Rationalisering av applikationer: När alla molnbaserade applikationer har upptäckts och inventerats måste organisationen avgöra vilka applikationer som är nödvändiga för affärsverksamheten och vilka som kan elimineras eller konsolideras.

3. Användning av applikationer: När de nödvändiga applikationerna har identifierats måste organisationen se till att medarbetarna använder dem effektivt. Detta kan innebära utbildning och support för att säkerställa att de anställda använder applikationerna till sin fulla potential.

4. Applikationssäkerhet: Molnbaserade applikationer kan utgöra säkerhetsrisker för en organisation, särskilt om de innehåller känsliga uppgifter. SaaS-hanteringen säkerställer att alla applikationer är säkra och att lämpliga åtkomstkontroller och säkerhetsåtgärder finns på plats. 

5. Hantering av regelefterlevnad: Många branscher omfattas av strikta regler för datasekretess och säkerhet. SaaS-hantering innebär att man måste se till att alla applikationer följer dessa bestämmelser.

Är SaaS-hantering viktigt?

SaaS-hantering är en viktig komponent i alla moderna affärsstrategier och är avgörande för att maximera värdet av SaaS-applikationer och uppnå affärsframgång. Genom att effektivt hantera molnbaserade tjänster kan organisationer uppleva många fördelar så som minskade kostnader, förbättrad produktivitet och se till att känsliga data förblir säker. 

Det finns SaaS-hanteringsverktyg och -tjänster som hjälper organisationer att effektivisera dessa processer och se till att de får ut mesta möjliga av sina molnbaserade programvarulösningar och kan ta del av en mängd viktiga fördelar 

Kostnadsoptimering

SaaS-applikationer kan vara ett kostnadseffektivt alternativ till ett mer traditionellt system,men blir snabbt dyra om de inte hanteras på rätt sätt. Gartner uppskattar att företag som misslyckas med att få central insyn och samordna SaaS livscykler överskrider kostnaderna för SaaS med minst 25%. Effektiv SaaS-hantering hjälper företag att minska kostnaderna och fatta mer välgrundade beslut om sina teknikinvesteringar.

Förbättrad produktivitet

SaaS-appar ökar produktiviteten men kan leda till ineffektivitet om de inte hanteras på rätt sätt. Trots den pandemi-drivna ökningen av teknikutgifter upplever 91 % av de anställda på många företag frustration över tekniken på sin arbetsplats, och 44 % överväger att byta jobb; lättanvänd teknik har en överraskande inverkan på medarbetarnas tillfredsställelse och produktivitet. Korrekt SaaS-hantering säkerställer att medarbetarna har de verktyg som krävs för att arbeta effektivt inom områden så som marketing cloud, sales cloud, service cloud,CRM-system (customer relationship management) och andra digitala arbetsflöden.

Bättre styrning

Endast 1 av 3 SaaS-appar är kända eller godkända av IT-avdelningen, och upp till 50 % av de licenser som ges till anställda används inte regelbundet. SaaS-hanteringsverktyg hjälper organisationer att styra sina SaaS-miljöer bättre genom att ge insyn i vem som har tillgång till vilka applikationer och data och genom att göra det möjligt att fastställa och tillämpa policyer.

Förenklad IT-hantering

 SaaS-hanteringsverktyg kan förenkla IT-hanteringen och minska den tid som läggs på licenshantering med 75 % genom att tillhandahålla en centraliserad plattform för hantering av alla SaaS-applikationer enligt våra uppgifter. Detta minskar komplexiteten och förbättrar effektiviteten samtidigt som det ger bättre synlighet och kontroll över din SaaS-miljö.

Efterlevnad och säkerhet

SaaS-applikationer kan vara en värdefull tillgång för företag men innebär också risker för datasäkerhet och efterlevnad. SaaS-hantering hjälper företag att se till att deras SaaS-applikationer följer relevanta bestämmelser och att data är säkert och skyddat. Företag som inte hanterar SaaS-livscykler centralt löper fem gånger större risk att drabbas av en cyberincident eller dataförlust.

Innovation

SaaS-applikationer utvecklas ständigt och företag måste hålla sig uppdaterade med den senaste tekniken och den senaste versionen för att förbli konkurrenskraftiga. Med andra ord så hjälper SaaS-hantering företag att identifiera ny teknik, nya produkter och möjligheter till innovation, så att de kan ligga steget före.

Olika tillvägagångssätt: Små och medelstora företag vs. större organisationer

Hantering och upphandling av SaaS-lösningar skiljer sig avsevärt mellan små och medelstora företag (SMB) och större bolag. Faktorer som organisationsstorlek, tillgängliga resurser och komplexitet påverkar deras respektive tillvägagångssätt. Här utforskar vi de viktigaste skillnaderna i deras strategier.

Små och medelstora företags strategi för hantering och upphandling av SaaS

Små och medelstora företag har vanligtvis en mer slimmad organisationsstruktur och strömlinjeformade beslutsprocesser. De förenklar sina SaaS-hanterings- och upphandlingsförfaranden för att påskynda beslutsfattande och implementering. Godkännandecyklerna är ofta kortare och involverar färre intressenter.

Kostnadsöverväganden spelar en viktig roll för små och medelstora företag. Med begränsade budgetar prioriterar ledare i mindre företag prisvärda SaaS-lösningar som ger valuta för pengarna. De fokuserar på kostnadseffektivitet, söker rabatter och väljer flexibla prismodeller, t.ex. månadsabonnemang, för att hantera kostnaderna effektivt.

Små och medelstora företag utnyttjar sin flexibilitet och ser möjligheten att ta till sig och experimentera med nya SaaS-verktyg. De är ofta mer öppna för att ta risker och prova olika lösningar utan omfattande upphandlingsprocesser. Denna anpassningsförmåga gör det möjligt för dem att snabbt reagera på förändrade affärsbehov och marknadsdynamik.

Små och medelstora företag kan förlita sig på självbetjäningsmodeller och betona användarnas egenmakt i SaaS-hanteringen. Enskilda avdelningar eller team uppmuntras att välja och hantera sina SaaS-verktyg baserat på deras specifika behov och arbetsflöden. Detta tillvägagångssätt gör det möjligt för små och medelstora företag att fördela ansvaret och minska bördan för centrala IT-team.

Större bolags förhållningssätt till SaaS-hantering och upphandling

Större bolag, som kännetecknas av mer invecklade organisationsstrukturer, tenderar att centralisera SaaS-hantering och upphandling inom ett ramverk för styrning. Denna centraliserade strategi möjliggör standardisering, automatisering av administrativa uppgifter och tillämpning av policyer och säkerhetsåtgärder i hela organisationen.

Att etablera strategiska relationer med viktiga SaaS-leverantörer blir en prioritet för större bolag. De konsoliderar upphandlingen med utvalda leverantörer för att förhandla fram förmånliga villkor, få volymrabatter och tillgång till specialiserad support och tjänster. större bolag optimerar sin leverantörshantering genom att utnyttja sin storlek och köpkraft.

Förekomsten av ett mångsidigt IT-landskap med flera system och applikationer tvingas större bolag att prioritera SaaS-lösningar som integreras sömlöst med deras befintliga infrastruktur och automatiserar arbetsflöden. Integrationsmöjligheter och kompatibilitet med system som ERP-systemet (Enterprise Resource Planning) blir kritiska faktorer i deras beslut om SaaS-hantering och upphandling

Större bolag implementerar standardiserade SaaS-hanterings- och upphandlingsprocesser. De etablerar robusta och digitala arbetsflöden, dokumentation och ramverk för efterlevnad för att säkerställa följsamhet av interna policyer, branschregler och säkerhetsstandarder.

Upphandlingsanalys och resultatmätning spelar en viktig roll för större bolag och hjälper dem att utvärdera hur effektiv SaaS-upphandlingen är för olika affärsfunktioner. De söker SaaS-lösningar som tillgodoser deras behov på företagsnivå och kräver stöd för fleranvändaravtal och företagsklassade funktioner.

Vem kan dra nytta av SaaS Management och vilka är dom största fördelarna? 

Fördelarna med att implementera strategier och processer för SaaS-hantering kan vara betydande för olika organisatoriska parter och affärsenheter, men vissa specifika grupper kommer sannolikt att vinna mer än andra.

Det hjälper ekonomiteamen att få insyn i SaaS-utgifter och områden med överskott, samt att optimera inköp genom att sammanställa prenumerationer och förhandla fram bättre priser. IT-teamen får insyn i teknikstacken och SaaS-användningen och kan identifiera ineffektivitet och riskområden. Det hjälper juridiska team att säkerställa efterlevnad, hantera leverantörer och skydda känslig data. Applikations- och faktureringsägare kan hantera sina SaaS-applikationer bättre, optimera kostnader, förbättra säkerhet och efterlevnad samt övervaka prestanda.

Tips för att komma igång

Att komma igång kan kännas överväldigande, men det finns flera steg som ett företag kan ta för att påbörja processen:

Genomför en applikationsinventering

Till att börja med behöver en inventering av företagets nuvarande SaaS-applikationer genomföras. Detta kan göras genom att fråga anställda och granska utgiftsrapporter. Även om ett dedikerat SaaS-verktyg kan påskynda processen, kommer vår enkla och kostnadsfria mall att hjälpa dig att utföra denna uppgift.

Utvärdera användningen av SaaS

När inventeringen är klar ska du utvärdera användningen av varje SaaS-applikation. Detta inkluderar att identifiera vilka applikationer som är kritiska för affärsverksamheten, vilka som används sällan och vilka som kan vara överflödiga.

Prioritera SaaS-applikationer

När du har utvärderat SaaS-användningen bör du prioritera de applikationer som är viktigast för affärsverksamheten. Detta hjälper till att vägleda strategin för SaaS-hantering och säkerställa att viktiga applikationer licensieras och hanteras på lämpligt sätt.

Upprätta policyer för SaaS-hantering

När SaaS-inventeringen och utvärderingen av användningen är klar ska du fastställa riktlinjer för hantering av SaaS-applikationer. Detta inkluderar beslut gällande nivån av centralisering, policyer för onboarding och offboarding av användare, hantering av licenser och Saas-leverantörer, övervakning av användning, minimering av säkerhetshot och säkerställande av efterlevnad.

Implementera processer för SaaS-hantering

När policyerna är på plats behöver de implementeras i hela företaget. Detta inkluderar utbildning av applikationsägare och anställda om policyer och processer samt övervakning av SaaS-användningen för att säkerställa enlighet med reglerna. För att lyckas krävs kontinuerlig utvärdering och förfining...

Begränsningarna med manuella processer och kalkylblad: När är de otillräckliga? 

När manuella processer och kalkylblad inte längre är tillräckliga för att hantera ett företags SaaS-portfölj beror på olika faktorer, t.ex. antalet SaaS-applikationer som används, hur komplexa hanteringsuppgifterna är och vilken noggrannhet och konsekvensnivå som krävs för uppgifterna. Här är några tecken på att ett kalkylblad kanske inte längre är tillräckligt:

För många SaaS-applikationer

Att hantera dem i ett kalkylblad kan bli otympligt och tidskrävande om ett företag använder många SaaS-applikationer.

Komplexiteten i hanteringsuppgifterna

När hanteringsuppgifterna blir mer komplexa, t.ex. att hantera användaråtkomst, övervaka användning, spåra kostnader pch hålla koll på den senaste versionen av en mjukvara, så kanske ett kalkylblad inte längre klarar av att hålla jämna steg med tillgängliga programvaror. 

Bristande noggrannhet och konsekvens i data

Ett kalkylblad kan vara känsligt för fel och inkonsekvenser, särskilt när flera personer uppdaterar det. Detta kan leda till felaktiga data som kan påverka företagets förmåga att fatta välgrundade beslut.

Behov av automatisering

Automatisering och centralisering av SaaS-hanteringen innebär en enorm potential för små och medelstora företag att optimera sina processer och maximera effektiviteten i sin SaaS-stack.

Små och medelstora företag står dock inför unika utmaningar som kräver en skräddarsydd strategi för automatisering. Genom att erkänna begränsningarna i sina resurser, bedöma leverantörskompatibilitet, ta itu med integrationskomplexitet och genomföra grundliga ROI-utvärderingar kan små och medelstora företag hitta rätt balans mellan manuell och automatiserad SaaS-hantering och därmed effektivisera hela processen.

Genom att hitta rätt balans kan små och medelstora företag dra nytta av fördelarna med automatisering och ge sina organisationer möjlighet att utvecklas i det digitala landskapet.

Sammanfattning av SaaS-management plattformar

Marknaden för SaaS-hanteringsplattformar är fragmenterad, med många leverantörer som erbjuder olika lösningar. Detta gör det svårt för företag att utvärdera tillgängliga alternativ och välja den bästa lösningen för sina behov

Viktiga skillnader att ta hänsyn till vid utvärdering av en SaaS-hanteringsplattform 

Stora bolag behöver ofta mer avancerade verktyg för att hantera sina komplexa behov. Samtidigt söker små och medelstora företag (SMB) prisvärda, användarvänliga alternativ som hjälper dem att hantera sina SaaS-applikationer. 

Här är de tre viktigaste skillnaderna att ta hänsyn till när man utvärderar en SaaS-hanteringsplattform:

Funktioner och funktionalitet

SaaS-styrning som utformats för stora bolag har ofta ett bredare utbud av egenskaper och funktioner än de som utformats för små och medelstora företag. Stora bolag har mer komplexa behov, så deras styrningsverktyg måste hantera mer avancerade funktioner, som att integrera flera system, avancerad rapportering och anpassningar. Verktyg för små och medelstora företag kan å andra sidan ha färre funktioner, men de är ofta mer användarvänliga och enklare att installera.

Pris

SaaS-styrning som är utformad för stora bolag är ofta dyrare än de som är utformade för små och medelstora företag. Stora bolag har större budgetar och är villiga att betala för mer avancerade funktioner. Små och medelstora företag har å andra sidan ofta mer begränsade budgetar och letar efter mer prisvärda alternativ utan stora investeringskostnader. 

Integrationer

Stora bolag behöver fler system och programverktyg för att integrera med sin SaaS-hanteringsplattform. Som ett resultat erbjuder SaaS-styrning som är utformad för stora bolag ofta fler integrationer med andra system än de som är utformade för små och medelstora företag.

Många små och medelstora företag står inför en utmaning när de integrerar SaaS-verktyg med SaaS-hanteringsplattformar. I de flesta fall är de API:er som krävs för sådana integrationer antingen otillgängliga eller begränsade till planer på företagsnivå, vilket gör det svårt för små och medelstora företag att uppnå fullständig automatisering.

Om du arbetar på ett litet eller medelstort företag och söker en användarvänlig plattform för SaaS-hantering med kort inlärningskurva som stärker samarbetet mellan IT och företag, bör du överväga att utforska Substly för att se om det passar dina behov.