I takt med att behovet av nya digitala verktyg ökar blir företagets alla molnbaserade tjänster snabbt omöjliga att hantera - särskilt när teamet växer och förändras.
Nya utmaningar kräver nya digitala verktyg, som i sin tur ofta kräver att man tecknar en ny företagsprenumeration. Men när utmaningen är avklarad, vad händer då med prenumerationen? - Vem var användaren, vad var lösenordet och vad användes verktyget ens till? Ungefär en tredjedel av företags digitala tjänster används inte, på grund av avsaknaden av en tydlig översikt.
Excel gör visserligen ett bra jobb när det kommer till hantering av företagsprenumerationer men för att tala klarspråk så är dagens affärsvärld alltför komplex och utmanande för att enbart förlita sig på kalkylblad. Dessutom uppger en stor majoritet av dagens beslutsfattare att de redan drunknar i Excel-ark. I detta whitepaper går vi igenom 5 anledningar till varför du ska sluta använda Excel för att hantera dina prenumerationsbaserade tjänster:
1. Få en tydligare överblick
I princip alla företag i alla branscher förlitar sig på digitala prenumerationstjänster för att kunna utföra sina dagliga uppgifter. Det är inte längre bara marknadsföring och IT. Utan även företag inom HR, ekonomi och redovisning går allt mer från pappersbaserade processer till molnbaserade lösningar för att kunna utföra sina uppgifter mer effektivt. Men den upplevda effektiviteten har ofta en baksida. När prenumerationstjänsterna staplas på varandra riskerar man tappa kontroll och Excelarkets huvudsakliga syfte lyser med sin frånvaro – informationen blir helt enkelt för komplex och oöverskådlig för ett och samma Excelark.
Det går snabbt att förlora överblicken över dina företagsprenumerationer - särskilt när ditt team växer och nya tjänster införskaffas. Varje ny tjänst innebär ytterligare en betalningscykel att hantera. När varje digital tjänst har olika ägare i företaget är det i princip omöjligt att överblicka vad som spenderas och vem som använder vad. Att samla allt som berör företagsprenumerationer på ett och samma ställe för med sig många fördelar och ger dig den där sköna känslan av att vara i total kontroll. Det underlättar interna processer samt ökar synligheten, vilket också frigör tid från anställda som får möjligheten att ägna mer tid åt strategiska frågor.
Med en överskådlig bild av dina digitala tjänster kan du:
- Få reda på hur mycket av din budget som spenderas på prenumerationer och andra molntjänster.
- Upptäcka potentiella säkerhetsrisker och förstå vilka digitala tjänster som utgör de största riskerna.
- Identifiera eventuell överlappning mellan tjänster som används inom företaget för att se om det finns en möjlighet för konsolidering.
2. Användarhantering - Se vem som använder vad
Efter att du har identifierat alla digitala tjänster som finns i organisationen och deras kostnader, är nästa steg ofta att identifiera deras användare och förnyelsedatum. Genom att ta hänsyn till kostnader tillsammans med användningsvärden möjliggör det mer välgrundade beslut om vilka applikationer som bör eller inte bör förnyas. Genom att samla information kan du sedan få hjälp att undvika onödiga utgifter och prenumerationsförnyelser.
3. Spara tid - ta bort mängden manuellt arbete
Om du använder Excel för att hantera dina molnbaserade tjänster vet du förmodligen redan hur frustrerande det ibland kan vara. Det är i princip omöjligt att bilda sig en fullständig översikt och behålla denna då digitala tjänster ständigt adderas, byts ut eller förnyas inom organisationen. Ett manuellt arbetsverktyg som Excel kräver att du förlitar dig på frekventa uppdateringar från ditt team. Om deras användande har förändrats och om en tjänst har lagts till eller tagits bort, så är det upp till de själva att rapportera om det. Chansen att information faller mellan stolarna är därför relativ stor.
Prisvärdheten och den korta startsträckan talar många gånger för användandet av Excel. Dock speglar detta inte den faktiska kostnaden, då den motsvarar enorm tid och ansträngning enbart för att upprätthålla och driva en sådan utspridd process som hanteringen av molnbaserade tjänster. Att hålla relevant data uppdaterad för budgetering och rapportering manuellt är tidskrävande. När beslutsfattandet blir allt mer kollaborativt och arbetskraften blir mer distribuerad och global, är processen med att hålla kalkylark uppdaterade, mejla det till kollegor, sedan manuellt mata in uppdateringar och skicka det igen, alldeles för tidskrävande och ineffektiv.
Desto mer komplexa uppgifter som ska hanteras, desto mer ökar sannolikheten för mänskliga fel. Forskning tyder på att mer än 90 % av kalkylarkens innehåll är felaktigt och hälften av kalkylark-modellerna som används i stora företag har ”materiella defekter”. Skaparen av Excel-arket har många gånger begränsad kontroll över vem som redigerar vissa celler.
4. Spara pengar du inte visste fanns
Ungefär en tredjedel av företags digitala tjänster används inte. En tredjedel av ens digitala tjänster innebär för de flesta företag en stor kostnad. Enbart Google G Workspace-prenumerationer kan innebära stora kostnader eftersom många inte delas ut eller förblir oanvända. För ett företag med 50 anställda kan detta innebära onödiga kostnader på 31 350 årligen på enbart deras Google Workspace prenumerationer. (baserat på stats från Cleanshelf, 627kr per person) Ändå förblir en tredjedel en evidensbaserad siffra att förhålla sig till. Hur kan det vara så?
Troligtvis på grund av hur ens digitala prenumerationer är presenterade. En prenumeration uppställt i ett fält i en uråldrig excelfil är det ingen som höjer ögonbrynen åt. För att uppfatta den sammanlagda kostnaden och få en överskådlig bild av ens digitala tjänster krävs det andra verktyg. Verktyg som för det första visar vilka prenumerationer som faktiskt används och för det andra presenterar statistiken på ett överskådligt och tilltalande sätt.
För att få koll på dina kostnader behöver du:
- Veta vart pengarna går
- Se till att kostnaderna är nödvändiga
- Hitta sätt att sänka kostnaderna
Men detta kräver i sin tur svar på följande frågor:
- Hur mycket spenderar du för närvarande på digitala tjänster?
- Vilka tjänster med automtiska förnyelse köps in?
- Vem använder egentligen varje applikation?
- Finns det några överflödiga tjänster eller återkommande kostnader?
Företag behöver ett verktyg som ständigt skannar och granskar sin digitala företagsmiljö. Ett verktyg som med hjälp av lättlästa instrumentpaneler och rapporter avslöjar dubbletter, underutnyttjade och otillåtna applikationer. Denna transparens är det enda sättet dagens företag kan ta tillbaka kontrollen över sina digitala tjänster.
5. Säg hejdå till excelarket en gång för alla
Underutnyttjade eller oanvända digitala tjänster är inte enbart en kostnadsfråga utan är även något som berör säkerheten. Hela 71% organisationer har idag prenumerationer utan en faktureringsägare. Det kan betyda att personen som från början köpte tjänsten för företagets räkning har lämnat organisationen.
Utöver detta innebär dagens miljö med efterlevnad och kontroll, att låsta celler och lösenordsskyddade ark är otillräckliga och direkt svaga. Kalkylark kan lätt försvinna eller på andra sätt äventyras.
Så vad är lösningen?
Hur kan din organisation fatta de bästa besluten om dina digitala tjänster och användning när du tvingas fatta beslut baserat på ofullständig eller felaktig information? Genom att byta till ett system för hantering av prenumerationsbaserade tjänster kan du ta kontrollen samtidigt som du sparar tid och pengar.
Substly byggdes för att hjälpa företag råda bukt på dessa problem genom att tillhandahålla ett kostnadseffektivt sätt att återta kontrollen över digitala tjänster och användarelicenser. Substly ger er överblicken ni alltid velat ha, utan att ni har vetat om det. Så säg hejdå till Excel-arket en gång för alla och gå över till en modernare hantering av digitala tjänster.
