Det har skett en markant ökning av SaaS-tjänster bland företag det senaste åren. Vi använder oss av digitala prenumerationstjänster för att organisera, kommunicera och lösa våra dagliga utmaningar. Samtidigt kan vi konstatera en ännu större ökning av dubbletter, övergivna prenumerationer och ökade kostnader. Vad är orsaken till detta slöseri?
Idag hittar vi både data-analytiker och utvecklare på marknadsavdelningen så IT-hantering är alltså inte längre enbart ett jobb för IT-avdelningen nu när fler i bolagen är med och driver den digitala transformationen. Parallellt med detta så öppnas nya möjligheter för samarbete inom detta område.
Kompetensen ökar
Många företag är medvetna om att att IT-kompetensen ökar och finns på olika avdelningar. Dom är också medvetna om att digitala prenumerationstjänster och verktyg köps in från flera håll och är spridda i företaget. Av just den anledningen är det viktigt att ha ett strukturerat sätt att hantera alla prenumerationer och digitala tjänster som köps in; dels för att få en översikt men också för att stoppa obehöriga från att ha tillgång. Detta kallas Subscription Management.
Att vi använder fler digitala tjänster är inte ett problem, det förenklar vårt arbete. Att allt fler tjänster köps in medför däremot säkerhetsrisker, löpande kostnader och ibland onödiga kostnader. Idag sitter många anställda med samma verktyg eller tjänst – fast på olika avdelningar, vilket ökar chansen för att köpa in samma tjänst två eller flera gånger. Har man ett strukturerat sätt att sköta hanteringen på så kan man enkelt undvika detta.
Användandet av SaaS-tjänster har ökat
Vi har under pandemin sett att antalet digitala tjänster har ökat med 13%. Främst är det SaaS-tjänster som förenklar kommunikationen men många bolag har också behövt uppgradera sina befintliga tjänster för att få tillgång till mer funktionalitet. Som ansvarig för inköp av SaaS-tjänster bör du hålla koll på:
- Vilka tjänster ni har, vad de kostar och när de förnyas
- Säga upp tjänster som inte används för att inte slösa pengar i onödan
- Ta bort åtkomst för en anställd efter avslutad anställning för att säkerställa att företagsinformation inte hamnar i fel händer
“On- och offboarding av användare har sparat oss mycket tid och huvudvärk.”
Martin Björkman – Affärsutvecklare på Founders Loft
Undvik onödiga kostnader
Saknar man en tydlig översikt så är det lätt att tjänster och verktyg försvinner i mängden, onödiga kostnader adderas helt i onödan på övergivna, bortglömda och oanvända prenumerationer.
Många gör misstaget och tror att problematiken som uppstår med dåligt skött prenumerationshantering bör ligga på CIO:ns bord. Men eftersom problematiken rör alla avdelningar så bör rimligtvis alla ansvariga vara delaktiga och samarbeta. Med ett gemensamt ansvar och samarbete får ni en bättre transparens kring hur kostnader och användandet av SaaS-tjänster ser ut på företaget.
Prenumerationsbaserade affärsmodeller skapades för att få oss kunder att spendera mer – och det gör vi. Med en lösning som Substly så ger ni er själva möjligheten att hantera detta på ett smidigare sätt. Ni får en tydlig översikt som förenklar samarbetet mellan alla avdelningar på ert företag.
