En av de största anledningarna till att konfidentiell information inom företag går förlorad är på grund av illa skött prenumerationshantering. Generellt sett så har företag dålig koll på vilka prenumerationer deras anställda använder, vilket innebär att tidigare anställda långt efter deras anställning har upphört fortfarande kan logga in på dessa tjänster.
Enligt en studie av Osterman Research så har hela 89% av anställda fortfarande tillgång till minst en applikation från sin tidigare arbetsgivare. 70% av företagen som deltog i studien uppgav också att de hade upplevt att före detta anställda tagit med sig konfidentiell information när de lämnat företaget.
Ett professionellt avslut eller ett plågsamt farväl?
Man vill gärna tro att ens anställda aldrig skulle lämna företaget på dåliga villkor, men så är inte fallet. Anställda slutar på grund av missnöjdhet med arbetsgivaren, interna konflikter, eller så får man helt enkelt sparken. Sådan är verkligheten.
Oavsett om en anställd slutat på bra eller dåliga villkor så vill man kunna avveckla personens anställning så fort som möjligt, utan komplikationer. Men har man misskött sitt företags prenumerationshantering så riskerar det professionella avslutet snarare bli ett långt och utdraget farväl.
När ditt företag växer förvärvas fler prenumerationer och du hamnar snabbt i en situation där tidigare anställda fortfarande har tillgång till gamla konton. Du skickar e-post men får inget svar. Du ringer men får inget svar. En hel arbetsdag passerar och slutligen ringer personen och med en darrande röst frågar du om inloggningsuppgifterna och lösenordet för den tjänsten. Några veckor senare gör du samma sak igen. Allt på grund av dålig prenumerationshantering.
Har man tur rör det sig enbart om emotionella pinsamheter som i ovanstående fall, har man otur så kan konfidentiell information vid den här tiden redan nått utanför företagets väggar.
1. Hantera era licenser
Spåra vilka anställda som använder vilka molntjänster. På så vis kan du gå in och överblicka vilka prenumerationer som vilka personer på företaget har tillgång till och enkelt avsluta dessa när den anställda lämnar företaget.
Att hantera sitt företags prenumerationer i ett kalkylark eller i ett prenumerationshateringsverktyg är ett fundament och en självklar förutsättning för en prenumerationshantering där konfidentiell information stannar inom företagets väggar.
2. Fördela ansvaret mellan avdelningarna och de anställda
Istället för att låta en person på en enskild avdelning hantera samtliga av företagets digitala prenumerationstjänster så kan man med fördel dela på bördan.
Att låta en person bära det tunga ansvaret över att hålla reda på alla digitala prenumerationer är inte vägen att gå. Fördela istället arbetet mellan personalen och använd ett verktyg där dina teamledare kan få en tydlig överblick. Genom att ha transparens mellan avdelningar öppnar du upp för spännande möjligheter och insikter.
3. Onboarding
När du anställer måste du veta vilken avdelning den anställde kommer att tillhöra. Lägg bara till den personen i rätt avdelning så får du en lista på vilka tjänster medarbetaren ska få tillgång till. Om du inte har tillgång till tjänsten och inte kan skapa kontot, fråga helt enkelt ägaren av tjänsten via Substly som hjälper dig.
4. Löpande uppdatering via formulär
I stunden kan det kännas som slöseri med tid att låta de anställda svara på frågor om vilka prenumerationer de använder och inte. Men faktum är att det i längden sparar tid.
Vanligtvis prioriteras inte frågor relaterade till prenumerationshantering inom ett företag. Därför tenderar det att bli rörigt när det är dags att ta en titt på vem som har tillgång till vilka prenumerationer.
Vi rekommenderar att du kontinuerligt skickar ut vårt formulär till nyanställda, men också till övriga inom företaget med jämna mellanrum. Med frågeformuläret fyller de anställda i vilka prenumerationstjänster och applikationer de använder när de arbetar.
5. Offboarding
En förutsättning för att offboardingen ska ske så smidigt som möjligt är att ovanstående punkter har följts - Ju bättre förarbete du gjort, desto mindre efterarbete krävs.
Har du följt ovanstående punkter så ska du enkelt kunna gå in och se vilka olika prenumerationer och applikationer som är kopplade till personen som ska lämna företaget.
Har du inte registrerat de anställdas prenumerationer så riskerar du i bästa fall att en före detta anställd snyltar på några tjänster av mindre vikt och i värsta fall att de sprider konfidentiell information och sätter ditt företag i fara.
6. Vikten av att hantera gratisprenumerationer
Att företag som hanterar sina prenumerationstjänster även listar alla gratisprenumerationer kopplade till företaget är väldigt liten, eftersom att det inte finns någon ekonomisk risk för dessa tjänster. Vad många inte vet eller tänker på är att det finns en betydande säkerhetsrisk i att inte hålla reda på vilka anställda som använder företagets gratisabonnemang.
Gratistjänster tenderar ofta att inte behandlas med samma respekt som betaltjänster, även fast de borde det. En gratistjänst kan på samma sätt som en betaltjänst innehålla känslig information om företaget. Många molntjänster är exempelvis helt gratis. Så se till att alltid koppla rätt tjänster till rätt person, oavsett om det är en betal-eller gratistjänst.
