Allt fler företag väljer idag att överföra sin verksamhet till molnet. Med detta kommer många fördelar där skalbarhet och agilt arbete är de främsta drivkrafterna. I samband med flytten till molnet är det även vanligt att it-verksamheten insourcas.
Att IT-verksamheten insourcas innebär att någon på företaget får jobbet att administrera app-portföljen på sitt bord. Det kan vara ett utmanande uppdrag att hålla reda på vilka digitala tjänster, system och molntjänster som köps in till bolaget av olika personer på olika avdelningar. Du ska hålla koll på vem som har tillgång till respektive tjänst och system, samt vem som ska få tillgång vid anställning. Till råga på allt så förväntas du också kunna svara på hur kostnaderna ser ut, förnyelsedatum och när licenser löper ut.
Inte längre enbart IT-avdelningen som köper in digitala tjänster
Förr gick det mesta genom IT-avdelningen men idag köps molntjänster in från andra delar av verksamheten i allt större utsträckning. Vi vet vilka tjänster vi behöver och vill ha för att effektivisera vårt arbete. Vi vill att det ska gå snabbt att hitta det som passar bäst för oss.
När förvaltningsansvaret för att administrera alla digitala tjänster på företaget ligger enbart på IT är det en utmaning att lyckas eftersom IT inte längre sitter på alla pusselbitar. Vet man inte vad som köps in och av vem, så uppstår problem med att tjänster flyger “under radarn”, alltså skugg-IT.
Säkerhet är essentiellt
Säkerhet är en drivkraft för att flytta över tjänster till molnet. Ur ett säkerhetsperspektiv är det viktigt att administrera alla användare av tjänsterna. Det gäller inte enbart betaltjänster, utan tillika alla gratistjänster som finns på bolaget eftersom det också är tjänster där företagets data finns. Det är här off-boardingen blir essentiell.
Föreställ dig ett företag med 100 anställda och 50 prenumerationstjänster. Visst låter det hanterbart? Men när vi tittar på hur många kopplingar det är mellan tjänsterna och användarna så har företaget 5000 unika användarkonton att administrera. Ju större bolag desto fler kopplingar.
Varje koppling måste hanteras på ett säkert sätt för att säkerställa att obehöriga inte har åtkomst till företagets data. Här är det nödvändigt att ha en klar och strukturerad off-boarding process. Varje tjänst som en anställd har tillgång till måste avaktiveras för att stänga dörren och inte riskera säkerhetsintrång men även för att säkerställa att företag inte betalar för tjänster som inte används.
Arbetar du internt med IT-verksamheten finns det sätt som underlättar hanteringen och förenklar din vardag. Substly erbjuder just en sån här tjänst.
Substly hjälper er att få full översikt över era digitala tjänster, vad de kostar och vem som har tillgång till vad. Dessutom så kan du bjuda in andra administratörer till vårt system så att ni kan samarbeta. Samarbetet sparar inte bara din tid, utan öppnar även upp för en tydligare gemensam kommunikation över avdelningar, samt bättre och mer datadrivna beslut.
