FAQ

Vanliga frågor

Har du frågor om Substly? Här är några svar på frågor vi ofta får från kunder.

Pattern

Vanliga frågor

  • Vad är Substly?

    Substly är en tjänst som hjälper företag identifiera vilka digitala tjänster som deras anställda använder i sitt vardagliga arbete, hur mycket tjänsterna kostar, samt vem som har tillgång.

    I takt med att allt fler leverantörer byter till prenumerationsbaserade affärsmodeller handlar prenumerationshantering inte längre bara om molntjänster. Idag köps nästan allt “as-a-service”; medlemskap, tidningar, möbler, kaffe, växter, kontor, bilar etc.

    Substly ger ert företag en översikt över alla företagsprenumerationer, användare och kostnader. Insikterna ni får hjälper er fatta bättre beslut. Översikten sparar er tid och pengar.

    Vill du veta mer om hur Substly sparar ert företag pengar? Läs mer här

  • Varför bör vi använda Substly?

    Substly hjälper ert företag att:

    • Sänka kostnader genom att säga upp oönskade tjänster som upptäcks av Substly.
    • Bli påmind innan tjänster förnyas och pengar dras från företagskontot.
    • Hålla en uppdaterad översikt över vem som har tillgång till vad.
    • Förbättra förståelsen och kommunikationen mellan IT, ekonomi och övrig verksamhet.
    • Få mer ut av de digitala verktyg era anställda använder i sitt dagliga arbete.
    • Fatta smartare beslut.

     

    Boka gärna ett kort samtal med en av våra experter för att ta reda på hur ni skulle få mest ut av att använda Substly.

  • Är Substly rätt för vårt företag?

    Om mer än en person i ert företag har möjlighet att köpa digitala tjänster och ni letar efter ett sätt att dela bördan med att hantera dessa, så ja! Om ni är trötta på att försöka hålla koll på era prenumerationer, återkommande kostnader och användare i ett kalkylark och letar efter en lättanvänd lösning som gör det mycket enklare, så ja! Om ni tycker att ett kalkylblad är tillräckligt, så nej (men här är en gratis mall som ni kan använda er av om ni vill)!

  • Vad innebär prenumerationshantering? (Subscription Management)

    Termen prenumerationshantering syftar på en av två saker:

    Om du är en molntjänstleverantör (SaaS-leverantör) – Prenumerationshanteringssystem (Subscription Management) är ett uttryck som används för tjänster som hjälper företag som har en prenumerationsbaserad affärsmodell att hantera deras kundprenumerationer, prisplaner och betalningar.

    Leverantörer som Younium, Freshbook och Stripe erbjuder möjligheten att automatisera återkommande fakturering lagra betalningsdata, hantera förnyelser, skapa anpassade prisplaner med mera.

    Om du inte är en molntjänstleverantör – Prenumerationshanteringsystem (Subscription Management) är ett uttryck som används för att identifiera och hantera molntjänster (SaaS) och andra prenumerationer som används av företagets anställda i deras vardagliga arbete.

    Leverantörer som Substly erbjuder företag möjligheten att få en tydlig överblick över alla tjänster, användare och kostnader. 

  • Varför räcker inte ett kalkylblad till för prenumerationshantering?

    Substly tillhandahåller en översikt över ert företags prenumerationer, användare och kostnader på ett sätt som ett bokföringsprogram eller kalkylblad inte kan ge. 

    I ett bokföringsprogram krävs det att man lägger betydande tid på att bearbeta den finansiella informationen manuellt varje gång en uppdaterad översikt ska tas fram (vilket i princip är vad Substly gör löpande för er). Det finns heller inget stöd för användarhantering och dylikt.

    Excel är fantastiskt. Vi älskar det. Men inte för att hålla reda på prenumerationer och digitala tjänster. Här är några av nackdelarna med att försöka hålla koll på prenumerationstjänster i ett kalkylblad:

    • Inga notiser om kommande förnyelser – utan aviseringar är det svårt att komma ihåg att avbryta dina oönskade prenumerationer innan de träffar kreditkortet.
    • Brist på transparens inom företaget – utan transparens och tillgång till data är det lätt att anta att “andra” har kontroll. Men vad händer om kalkylbladets ägare blir skadad, sjuk eller slutar?
    • Ingen valutakonvertering – ni betalar för alla era prenumerationer i olika valutor och med ständigt ändrade valutakurser blir det svårt att hålla koll på vad ni egentligen betalar.
    • Inga aktuella och relevanta ekonomiska uppgifter för budgetering och rapportering – att aggregera dessa data över tid kräver mycket manuellt arbete och/eller avancerad formelkunskap.
    • Ingen dokumenthantering – för dokument/kontrakt/off-boarding-processer/kontaktdata och så vidare.
  • Hur hjälper Substly oss att uppmärksamma tjänster vi inte vill ha kvar?

    Ja. Substly kan hjälpa er att upptäcka bortglömda prenumerationer med hjälp av vår bankintegration eller genom att ni laddar upp ett kontoutdrag från er bank eller kortutgivare. 

    Påminnelsefunktionaliteten i Substly hjälper er också att hålla koll på när det är dags att säga upp oönskade prenumerationer eller ta bort användarkonton. När en påminnelse har ställts in skickas ett e-postmeddelande för att påminna er om att en tjänst håller på att förnyas. Ni kan ställa in påminnelser för alla prenumerationer i Substly.

  • Påminner Substly om prenumerations-förnyelser?

    Substly erbjuder en smart “upcoming”-vy som hjälper er att hålla er uppdaterade när era prenumerationer förnyas.

    Ni kan också ställa in påminnelser som gör att ett e-postmeddelanden skickas ut innan prenumerationer förnyas.

  • Hur lång tid tar det att sätta upp kontot?

    Om ni använder de inbyggda integrationerna fylls kontot direkt med information. Om ni föredrar att lägga till er data manuellt beror det till stor del på hur många tjänster ni använder, hur bra underlag ni har och hur väl ni känner till era utgifter. Feedback från kunder som skapar sitt konto manuellt är att det är lättare än de trodde det skulle vara. Det tar normalt mellan 20 minuter och ett par timmar.

    Boka gärna ett kort samtal med en av våra experter för att ta reda på vad som skulle vara det bästa sättet att komma igång för er.

  • Kan man få hjälp att sätta upp kontot på Substly?

    Absolut! Klicka bara på länken för att boka ett kort samtal med en av våra experter eller skicka ett e-postmeddelande till support@substly.com så hjälper vi dig konfigurera ditt konto.

  • Vilka betalningsmetoder accepteras?

    Vi accepterar betalningar med bank/kreditkort. För våra “Pro” och “Custom” planer erbjuder vi också att betala via faktura. Vi har valt Stripe som vår leverantör för att hantera betalningar eftersom vi anser att det är det bästa och säkraste systemet på marknaden. Ni kan välja att betala på års- eller månadsbasis. Läs mer om priserna på vår prissida.

  • Har ni någon bindningstid?

    Vi har ingen bindningstid. Använd Substly så länge som du är nöjd. Om det är något du saknar skulle vi gärna vilja höra hur vi kan göra vår tjänst bättre för dig och hoppas att du kan skicka oss några rader till support@substly.com

  • Hur många prenumerationer kan vi hantera i Substly?

    • Light Plan– upp till 30 prenumerationer
    • Standard Plan– upp till 60 prenumerationer
    • Pro Plan– upp till 100 prenumerationer

    Ni kan läsa mer om priset och innehållet i våra planer här.

    Om ni har fler än 250 användare ber vi er ta kontakt med vårt säljteam för ett skräddarsytt erbjudande.

  • Vilken typ av prenumeration kan vi hantera i Substly?

    Även om Substly huvudsakligen skapades för att hålla reda på digitala tjänster (Software as a Service) kan ni lägga till alla typer av tjänster med återkommande betalningar. I denna “Everything as a Service”-värld kan Substly hantera molntjänster (SaaS) som Salesforce, Mailchimp eller Microsoft 365 såväl som allt annat som köps som en tjänst; medlemskap, tidningar, möbler, kaffe, växter, företagsbilar, mobiltelefonabonnemang etc. Ni kan också spåra engångskostnader och gratistjänster.

     

  • Varför bör vi lägga till gratistjänster i Substly?

    Eftersom det inte finns några pengar att spara förbises ofta gratistjänster när företag hanterar deras digitala tjänster. Men det finns ett annat viktigt skäl för att lägga till gratistjänster än att sänka kostnader – förhindra oönskad spridning av ert företags data.

    I företag som saknar en bra process för att hantera deras digitala tjänster är det vanligt att anställda som slutat fortfarande har tillgång till användarkonton. Eftersom lika mycket företagsinformation delas med gratistjänster som med betalda tjänster är det klokt att hantera tillgång till alla dina applikationer, gratistjänster såväl som betalda.

  • Lägger vi till digitala tjänster manuellt eller gör Substly det åt oss?

    Genom att ansluta Substly till företagets bankkonto eller ladda upp ett kontoutdrag kartlägger Substly automatiskt era prenumerationer. Ni får då en full översikt över hur mycket ert företag spenderar, med minimal ansträngning. Ni kan också lägga till prenumerationer själva genom att bläddra i vår produktdatabas eller skapa en egen tjänst.

  • Vad är Open Banking?

    I enlighet med PSD2-direktivet från EU är banker sedan september 2019 tvungna att dela med sig av uppgifter till tredjeparts-leverantörer. PSD2 direktivet utformades för att uppmuntra ökad konkurrens och innovation, samt leda till fler och bättre produkter som ökar den totala kundnyttan.

  • Varför integrera med Klarna? Hur gör man?

    Klarnas Open Banking integration erbjuder ett tidseffektivt sätt att lägga till prenumerationer och kostnader på ert Substly-konto. Genom att integrera med Klarna kan Substly identifiera företagsprenumerationer baserat på tidigare transaktioner. Denna process görs enkelt med tre steg: 

    1. Börja med att välja vilken bank du vill integrera mot.
    2. Logga in på banken och följ instruktionerna på skärmen.
    3. Välj vilket bankkonto du vill att transaktionsdatan hämtas ifrån. Upprepa processen om du vill hämta data från olika bankkonton. 

     

    För närvarande erbjuder vi dig att testa beta-versionen. Kontakta oss så berättar vi mer om fördelarna och hur du kommer igång.

  • Behöver vi koppla ett bankkonto till Substly?

    Nej. Att ansluta företagets bankkonto till Substly, eller ladda upp kreditkortsutdrag, minskar det arbete du behöver göra för att sätta upp ditt konto men Substly fungerar lika bra utan de inbyggda integrationerna.

  • Avslutas en prenumeration om vi tar bort den från Substly?

    Substly varnar er när det är dags att säga upp en prenumeration och kan informerar er om vilka användarkonton som behöver raderas när en anställd slutar på ert företag. Men själva prenumerationen eller användarkontot avbryts inte per automatik när det tas bort från Substly.

  • Varför ska vi lägga till tjänsters användare (anställda, konsulter) i Substly?

    Lägg till anställda, konsulter och andra med tillgång till era digitala tjänster för att hålla era användarkonton uppdaterade. Det underlättar hanteringen av användande och förhindrar oönskad spridning av ert företagsinformation.

    När en anställd slutar visar Substlys offboarding-funktion er vilka digitala tjänster denne har tillgång till och hjälper er effektivisera processen med att säga upp deras användarkonton. Säger ni upp alla användarkonton förhindras samtidigt att företagsdata sprids utanför er organisation.

    Genom att lägga till anställda som användare i Substly kan ni också se hur mycket ni betalar i genomsnitt per anställd och hur många användare som är anslutna till olika digitala tjänster. Det hjälper er att fatta smartare beslut och spara pengar.

    • Översikt över era användare
    • Förbättrad On-/off-boarding av användare
    • Förhindra oönskad spridning av information
    • Se hur mycket ni spenderar per användare
    • Få värdefulla insikter
  • Får företagets anställda tillgång till Substly när deras mailadresser importeras?

    Nej. Att importera e-postadresser ger inte era anställda tillgång till Substly. Vårt system kommunicerar heller inte med era anställda på något annat sätt än om det triggas av er (som att skicka användarundersökningar, påminnelser om förnyelse av prenumerationer osv). Däremot finns möjligheten att bjuda in kollegor som “administratörer” i Substly vilket gör att ni kan samarbeta i tjänsten.

  • Hur förenklar Substly företagets off-boarding process?

    Enligt vår erfarenhet saknar många företag processer för att säga upp alla tjänster en anställd har tillgång till när de slutar på ett företag.

    Substly hjälper er hålla er uppdaterade om vilka tjänster era anställda har tillgång till. Off-boarding-funktionen är uppskattad bland våra användare och sparar er mycket tid och huvudvärk när anställda slutar eftersom ni redan har en uppdaterad lista över vilka tjänster och användarkonton som skall avslutas.

     

  • Vad visar Substlys Dashboard?

    Instrumentpanelen (dashboarden), som finns på startsidan i appen, ger er en överblick över nyckeltal och håller er uppdaterade på allt från de största kostnadsposterna till kommande förnyelser. Genom att se över instrumentpanelen en gång i veckan får ni en bra översikt och förståelse för era utgifter och prenumerationer. Den användarvänliga instrumentpanelen ger er ett stort antal viktiga insikter såsom:

    • Totalt antal prenumerationer och användare.
    • Totala utgifter.
    • Översikt över kommande och historiska utgifter.
    • Kommande förnyelser.
    • Genomsnittlig kostnad per användare.
    • Tjänster som kostar mest pengar.
  • Hanterar Substly olika typer av valutor?

    Det spelar ingen roll om ni betalar för era tjänster i olika valutor. Substly konverterar automatiskt alla betalningar och visar kostnader i den valuta som passar ert företag bäst.

    Ni kan alltid ändra vilken valuta ni vill se era kostnader i på settings-sidan i Substly.

Sluta spendera pengar på tjänster som inte används

14-dagars kostnadsfri trial • Avsluta när som helst Prova kostnadsfritt Boka demo