FAQ

Vanliga frågor

Har du frågor om Substly? Här är några svar på frågor vi ofta får från kunder.

Pattern
  • Varför ska vi hålla koll på vårt företags abonnemang?

    I takt med att allt fler leverantörer byter till prenumerationsbaserade affärsmodeller handlar abonnemangshantering inte längre bara om molntjänster. Idag köps nästan allt “as-a-service”; medlemskap, tidningar, möbler, kaffe, växter, kontor, bilar etc.

    Att sammanställa en lista med prenumerationer, hålla reda på hur mycket som betalas, när förnyelser sker, vem som är ansvarig för en tjänst eller hålla sig uppdaterad med vem som använder vilka tjänster kan få vem som helst att rygga tillbaka.

    De flesta är medvetna om att de nog borde ta tag i den där surdegen men hur mycket kan det egentligen vara som döljer sig där? Mer än man tror har det visat sig. Företag använder tre gånger så många prenumerationstjänster och spenderar dubbelt så mycket som de tror.

    Det är inte ovanligt för oss att höra rapporter om personer i ledningen som nästan “fallit av sina stolar” när de för första gången har sett deras data på dashboarden i Substly. Du kan läsa mer hur mycket ert företag kan spara i detta blogginlägget.

  • Vad är Substly?

    Substly är en tjänst som hjälper företag identifiera prenumerationsbaserade tjänster som de anställda använder i deras vardagliga arbete, hur mycket tjänsterna kostar, samt hantera användarnas tillgång.

    I takt med att allt fler leverantörer byter till prenumerationsbaserade affärsmodeller handlar abonnemangshantering inte längre bara om molntjänster. Idag köps nästan allt “as-a-service”; medlemskap, tidningar, möbler, kaffe, växter, kontor, bilar etc.

    Substly låter ert företag samla en översikt över alla prenumerationer, användare och kostnader. Insikterna ni får hjälper er fatta bättre beslut. Översikten sparar er tid och pengar.

    Vill du veta mer om hur Substly sparar ert företag pengar? Läs mer här

  • Hur hjälper Substly oss hantera våra abonnemang?

    Genom att samla alla molntjänster och andra abonnemang som anställda använder i deras vardagliga arbete i en enkel översikt hjälper Substly er att spara pengar och få bättre kontroll över alla företagets prenumerationer och kostnader.

    Substly identifierar automatiskt prenumerationstjänster och kostnader genom att ni ansluter er bank eller laddar upp ett kontoutdrag. Substly låter er även lägga till och redigera tjänster och ekonomiska data manuellt.

    Användarhanteringsfunktionerna i Substly sparar er både tid och en del huvudvärk genom att ni enkelt kan hålla er uppdaterade över vilka tjänster era anställda använder. Detta är särskilt användbart när en anställd slutar – då har ni en checklista över vilka tjänster som ska tas bort.

  • Vad är ett prenumerations-hanteringsystem?

    Termen prenumerationshantering syftar på en av två saker:

    Om du är en molntjänstleverantör (SaaS-leverantör) – Prenumerationshanteringssystem (Subscription Management) är ett uttryck som används för tjänster som hjälper företag som har en prenumerationsbaserad affärsmodell att hantera deras kundprenumerationer, prisplaner och betalningar.

    Leverantörer som Younium, Freshbook och Stripe erbjuder möjligheten att automatisera återkommande fakturering lagra betalningsdata, hantera förnyelser, skapa anpassade prisplaner med mera.

    Om du inte är en molntjänstleverantör – Prenumerationshanteringsystem (Subscription Tracking) är ett uttryck som används för att identifiera och hantera molntjänster (SaaS) och andra abonnemangstjänster som används av företagets anställda i deras vardagliga arbete.

    Leverantörer som Substly erbjuder möjligheten att få en klar överblick över alla tjänster, användare och kostnader. Hitta bortglömda abonnemang och ta reda på hur mycket företaget verkligen spenderar. Få notiser innan tjänster förnyas och förenkla processen med att säga upp konton när anställda slutar med mera.

  • Hur hjälper Substly oss hantera uppsägningar av tjänster när en anställd slutar?

    Enligt vår erfarenhet saknar många företag processer för att säga upp alla tjänster en anställd har tillgång till när de slutar på ett företag.
    Substly hjälper er hålla er uppdaterade om vilka tjänster era anställda har tillgång till.

    Off-boarding-funktionen är uppskattad bland våra användare och sparar er mycket tid och huvudvärk när anställda slutar eftersom ni redan har en uppdaterad lista över vilka tjänster och användarkonton ni ska säga upp.

  • Hur hjälper Substlys dashboard oss?

    Dashboarden finns på startsidan i appen och ger er en klar överblick över viktiga nyckeltal och håller er uppdaterade på allt från största kostnaderna till kommande förnyelser. Genom att se över dashboarden en gång i veckan får ni en bra översikt och förståelse för era utgifter och prenumerationer. Den användarvänliga instrumentpanelen ger er ett stort antal viktiga insikter såsom:

    • Se totalt antal prenumerationer och användare.
    • Se totala utgifter.
    • Översikt över kommande och historiska utgifter.
    • Kommande förnyelser.
    • Genomsnittlig utgift per användare.
    • Tjänster som kostar mest pengar.
  • Hjälper Substly oss säga upp oönskade abonnemang?

    Påminnelsefunktionaliteten i Substly hjälper er hålla koll på när det är dags att säga upp oönskade prenumerationer eller ta bort användarkonton. När en påminnelse har ställts in skickas ett e-postmeddelande för att påminna er om att en tjänst håller på att förnyas. Ni kan ställa in påminnelser för alla prenumerationer i Substly.

  • Varför borde vi använda Substly?

    Spara tid och pengar genom att få en bättre förståelse för kostnader och användning av molntjänster och andra abonnemang som används i er dagliga verksamhet. Substly hjälper ert företag att:

    • Sänka kostnader genom att säga upp oönskade tjänster som upptäcks av Substly.
    • Bli påmind innan tjänster förnyas.
    • Hålla en uppdaterad översikt över vem som har tillgång till vad.
    • Förbättra förståelsen och kommunikationen mellan IT, ekonomi och övrig verksamhet.
    • Få mer ut av de verktyg era anställda använder i sitt dagliga arbete.
    • Fatta smartare beslut.

     

    Boka gärna ett kort samtal med en av våra experter för att ta reda på hur ni skulle få mest ut av att använda Substly.

  • Hur kan Substly vara gratis?

    Vi anser att företag i alla storlekar är värda att ha tillgång till ett bra system som hjälper dem att spåra och hantera tjänster de använder i sitt dagliga arbete.

    Ni kan hantera hur många prenumerationer ni vill och lägga till upp till 10 användare utan att det kostar något. Med vår gratis-plan kan ni använda Substly gratis, för alltid. Inget kreditkort behövs, inga dolda avgifter. I takt med att ni växer hoppas vi att ni kommer överväga att byta till en betald plan eller rekommendera Substly till vänner.

  • Hur lång tid tar det att sätta upp vårt Substly-konto?

    Om ni använder Substlys inbyggda integrationer kommer ni igång på bara några minuter.

    • Substly upptäcker och kartlägger era betalda prenumerationer genom bankintegration eller genom att ni laddar upp ett kontoutdrag.
    • Användare läggs till med några klick via integrationer med Google och Microsoft.

    Att sätta upp ditt Substly-konto manuellt tar mellan 15 minuter och några timmar, beroende på företagets storlek och hur många tjänster ni använder.

    Boka gärna ett kort samtal med en av våra experter för att ta reda på vad som skulle vara det bästa sättet att komma igång för er.

  • Varför borde vi inte använda Excel för att hålla kolla på abonnemang?

    Substly skapar en översikt över era prenumerationer, användare och kostnader på ett sätt som ni aldrig skulle kunna få i ett bokföringsprogram eller kalkylblad.

    I ett bokföringsprogram krävs det att man lägger betydande tid på att bearbeta den finansiella informationen manuellt varje gång en uppdaterad översikt ska tas fram (vilket i princip är vad Substly gör löpande för er). Det finns heller inget stöd för användarhantering och dylikt.

    Excel är fantastiskt. Vi älskar det. Men inte för att hålla reda på abonnemang. Här är några av nackdelarna med att försöka hålla koll på prenumerationstjänster i ett kalkylblad:

    1. Inga notiser om kommande förnyelser – det är svårt att komma ihåg att avbryta dina oönskade prenumerationer innan de träffar kreditkortet utan aviseringar.
    2. Brist på transparens inom företaget – Utan transparens och tillgång till data är det lätt att anta att “andra” har kontroll. Och vad händer om kalkylbladets ägare blir skadad, sjuk eller slutar?
    3. Ingen valutakonvertering – ni betalar för alla era prenumerationer i olika valutor, med ständigt ändrade valutakurser, vilket gör det svårt att hålla koll på vad ni egentligen betalar.
    4. Inga aktuella och relevanta ekonomiska uppgifter för budgetering och rapportering – att aggregera dessa data över tid kräver mycket manuellt arbete och/eller avancerad formelkunskap.
    5. Inga dokumenthantering – för dokument/kontrakt/off-boarding-processer/kontaktdata och så vidare.
  • Hur hittar vi alla våra abonnemang så att vi kan lägga till dem i Substly?

    Med Substly behöver ni inte det. Anslut enkelt Substly till er bank eller ladda upp ett kontoutdrag så kartlägger Substly era prenumerationer och kostnader åt er.

    Ni kan också lägga till gratistjänster, samt tjänster ni betalar med faktura från vår produktdatabas. Ni kan enkelt skapa egna tjänster också om det finns något ni inte skulle hitta i vår produktdatabas.

  • Behöver vi lägga till våra abonnemang själva eller gör Substly det åt oss?

    Substly hittar och kartlägger era prenumerationer åt er, ladda bara upp ett kontoutdrag eller anslut ditt bankkonto till Substly. Då får ni en full översikt över hur mycket ert företag spenderar med minimal ansträngning.

    Ni kan också lägga till ert företags tjänster manuellt. Sök i vår produktdatabas och lägg till de tjänster som används i ert företag. Om ni vill lägga till “egna” tjänster till Substly kan ni enkelt skapa era egna tjänster också.

  • Kan vi använda Substly för att hantera andra kostnader än abonnemang?

    Ja, ni kan använda Substly för att spåra alla typer av återkommande betalningar, gratistjänster och engångsköp.

    Spåra molntjänster (SaaS) såsom Salesforce, Mailchimp eller Microsoft 365 och allt annat som köps som en tjänst; medlemskap, inloggningar, tidningar, möbler, kaffe, växter, företagsbilar, mobiltelefoner osv.

    Substly kan till och med användas för att spåra personliga prenumerationer som Netflix, Spotify och din månatliga elräkning eller för att lägga till engångskostnader som bärbara datorer, iPads, telefoner osv.

    Välj tjänster ni vill lägga till från vår produktdatabas och lägg till prisinformation sen är det klart. Eller anslut Substly till ert bankkonto eller ladda upp ett kontoutdrag så kartlägger Substly automatiskt era tjänster och kostnader åt er.

  • Vilken typ av abonnemang kan vi spåra med Substly?

    Ni kan spåra molntjänster (SaaS) som Salesforce, Mailchimp eller Microsoft 365 såväl som allt annat som köps som en tjänst; medlemskap, tidningar, möbler, kaffe, växter, företagsbilar, mobiltelefonabonnemang etc.

    Det är till och med möjligt att använda Substly för att spåra personliga prenumerationer som Netflix, Spotify eller din elräkning.

    Genom att ansluta Substly till ditt bankkonto eller ladda upp ett kontoutdrag kartlägger Substly automatiskt era prenumerationer. Ni kan också lägga till prenumerationer själva genom att bläddra i vår produktdatabas eller skapa en egen tjänst och lägga till den i er översikt.

  • Hur många abonnemang kan jag lägga till i Substly?

    Ni kan spåra så många abonnemangstjänster ni vill i vår gratis-plan.
    Den kostnadsfria planen låter er också lägga till 10 användare i Substly. Våra betalda planer tillåter er att lägga till fler användare. Se nedan:

    1. Gratis – obegränsat antal tjänster och upp till 10 användare
    2. Small – obegränsat antal tjänster och upp till 50 användare
    3. Medium – obegränsat antal tjänster och upp till 100 användare
    4. Large – obegränsat antal tjänster och upp till 250 användare

    Ni kan läsa mer om priset och innehållet i våra planer här.

    Om ni har fler än 250 användare ber vi er ta kontakt med vårt säljteam för ett skräddarsytt erbjudande.

  • Påminner Substly mig när prenumerationer förnyas?

    Substly erbjuder en smart “upcoming”-vy som hjälper er att hålla er uppdaterade när era prenumerationer förnyas.

    Ni kan också ställa in påminnelser som gör att ett e-postmeddelanden skickas ut innan prenumerationer förnyas.

  • Hanterar Substly olika typer av valutor?

    Det spelar ingen roll om ni betalar för era tjänster i olika valutor. Substly konverterar automatiskt alla betalningar och visar kostnader i den valuta som passar ert företag bäst.

    Ni kan alltid ändra vilken valuta ni vill se era kostnader i på settings-sidan i Substly.

  • Hur betalar jag för Substly?

    Ni kan välja att betala på års- eller månadsbasis. Vi har ingen bindningtid – ni använder enbart Substly så länge ni själva vill.

    Vi använder Stripe som vår betalningsleverantör och accepterar alla större kreditkort. Läs mer om priserna på vår prissida.

  • Varför borde vi lägga till användare till Substly?

    Lägg till anställda, konsulter och andra personer med tillgång till era tjänster för att hålla er uppdaterade med vem som har tillgång till vilka tjänster. Det underlättar hanteringen av åtkomst och förhindrar oönskad spridning av ert företagsinformation.

    När en anställd slutar visar Substlys offboarding-funktion er vilka tjänster denne har tillgång till och hjälper er effektivisera processen med att säga upp deras konton. Säger ni upp alla användarkonton förhindras samtidigt att företagsdata sprids utanför er organisation.

    Genom att lägga till användare kan ni också se hur mycket ni betalar i genomsnitt per användare och hur många användare som är anslutna till olika abonnemang. Det hjälper er att fatta smartare beslut och spara pengar.

    • Översikt över era användare
    • Förbättrad On-/off-boarding av användare
    • förhindra oönskad spridning av information
    • Se hur mycket ni spenderar per användare
    • Få värdefulla insikter
  • Hur hjälper Substly oss förbättra hanteringen av tjänster när en anställd slutar?

    Off-boarding-funktionen i Substly sparar er mycket tid och en del huvudvärk när någon slutar på ert företag eftersom ni redan har en uppdaterad vy över vilka tjänster och användarkonton ni ska avsluta.

    Enligt vår erfarenhet saknar många företag bra processer för att säga upp alla tjänster en anställd har tillgång till när denne slutar. Substly gör det enkelt att hålla ett uppdaterat register över vilka tjänster era användare har tillgång till.

  • Hjälper Substly oss undvika att betala för tjänster vi inte vill ha kvar?

    Ja. Substly hjälper er att upptäcka bortglömda prenumerationer via vår bankintegration eller genom att ni laddar upp ett kontoutdrag från er banken eller kortutgivare. I Substly kan ni även ställa in påminnelser som meddelar er inför abonnemangsförnyelser.

    Ni kan också lägga till information och dokumentation om hur ni hanterar användarkonton i era olika tjänster, samt länkar till webbplatser där ni hanterar era användarkonton och tjänster för snabb tillgång genom Substly.

  • Kan vi få hjälp att sätta upp vårt konto på Substly?

    Absolut! Klicka bara på länken för att boka ett kort samtal med en av våra experter eller skicka ett e-postmeddelande till support@substly.com så hjälper vi dig konfigurera ditt konto.

  • Vad är meningen med att lägga till gratistjänster i Substly?

    Eftersom det inte finns några pengar att spara förbises ofta gratistjänster när företag hanterar deras digitala tjänster. Men det finns ett annat viktigt skäl för att lägga till gratistjänster än att sänka kostnader – förhindra oönskad spridning av ert företags data.

    I företag som saknar en bra process för att hantera deras prenumerationsbaserade tjänster är det vanligt att anställda som slutat fortfarande har tillgång till användarkonton. Eftersom lika mycket företagsinformation delas med gratistjänster som med betalda tjänster är det klokt att hantera tillgång till alla dina applikationer, gratistjänster såväl som betalda.

Redo att ta kontroll över era abonnemang?

Prova kostnadsfritt Kontakta säljare