Varför borde vi inte använda Excel för att hålla kolla på abonnemang?

Substly skapar en översikt över era prenumerationer, användare och kostnader på ett sätt som ni aldrig skulle kunna få i ett bokföringsprogram eller kalkylblad.

I ett bokföringsprogram krävs det att man lägger betydande tid på att bearbeta den finansiella informationen manuellt varje gång en uppdaterad översikt ska tas fram (vilket i princip är vad Substly gör löpande för er). Det finns heller inget stöd för användarhantering och dylikt.

Excel är fantastiskt. Vi älskar det. Men inte för att hålla reda på abonnemang. Här är några av nackdelarna med att försöka hålla koll på prenumerationstjänster i ett kalkylblad:

  1. Inga notiser om kommande förnyelser – det är svårt att komma ihåg att avbryta dina oönskade prenumerationer innan de träffar kreditkortet utan aviseringar.
  2. Brist på transparens inom företaget – Utan transparens och tillgång till data är det lätt att anta att “andra” har kontroll. Och vad händer om kalkylbladets ägare blir skadad, sjuk eller slutar?
  3. Ingen valutakonvertering – ni betalar för alla era prenumerationer i olika valutor, med ständigt ändrade valutakurser, vilket gör det svårt att hålla koll på vad ni egentligen betalar.
  4. Inga aktuella och relevanta ekonomiska uppgifter för budgetering och rapportering – att aggregera dessa data över tid kräver mycket manuellt arbete och/eller avancerad formelkunskap.
  5. Inga dokumenthantering – för dokument/kontrakt/off-boarding-processer/kontaktdata och så vidare.