Customers

Matix använder Substly på Göteborgs Universitet

"Substly har varit ett uppvaknande för oss. Det finns helt klart ett behov av en tjänst som Substly i företag av alla storlekar."

Robert Orbelin Verksamhetschef Matix, Handelshögskolan i Göteborg
Pattern
Resultat efter Substly:

"Jag blev chockad över att se hur mycket priserna har ökat sedan vi började använda några av tjänsterna."

Matix tre främsta skäl för att använda Substly

  • Översikten – att få en översikt över alla molntjänster och abonnemang på ett ställe!
  • Användarhantering – äntligen har vi kontroll på vem som använder vad och det har gjort hanteringen av användare i alla system mycket lättare.
  • Påminnelsefunktionen – det är så skönt att slippa försöka hålla koll på när vi ska säga upp prenumerationer själva.

Enligt Matix verksamhetschef Robert Orbelin har de fått ut ett stort värde av att samla alla abonnemang, användare och kostnader på ett ställe:

Substly har varit ett uppvaknande för oss. Det finns helt klart ett behov av en tjänst som Substly i företag av alla storlekar.

Varför Matix började använda Substly

Förutom att vara verksamhetschef för Matix har Robert Orbelin många års erfarenhet som rådgivare till små och medelstora företag och som styrelseordförande i flera privatägda företag.

Ett problem han har sett i många av de företag är hur de inte lyckats hantera prenumerationer och användarkonton på ett effektivt sätt, något som orsakat onödiga kostnader.

Matix är en liten organisation men eftersom både studenter, anställda och konsulter har tillgång till deras olika molntjänster har det alltid varit en utmaning för dem att hålla reda på alla tjänster och användarkonton.

Som en liten organisation tror du att du har koll på dessa saker. Substly visade oss att så inte var fallet.

Med begränsad kunskap om vilka tjänster som faktiskt användes, och av vem, såg Matix fram emot att förbättra följande genom att använda Substly:

  • Få en klar översikt över alla deras molntjänster och andra abonnemang.
  • Förståelse för hur mycket pengar som spenderas. Och på vad.
  • Bättre kontroll över vilka personer som har tillgång till vilka tjänster.

Hur Substly löste Matix problem

Efter att ha registrerat ett konto på Substly laddade Robert upp ett kontoutdrag för att Substly automatiskt skulle hitta tjänster som Matix betalar för. När han såg hur mycket Matix spenderar på prenumerationer blev han mer än förvånad.

Jag blev chockad över att se hur mycket priserna har ökat sedan vi började använda några av tjänsterna.

Många av de prenumerationer som identifierades av Substly hade använts i flera år av Matix. När de fick en bättre inblick i hur mycket priserna hade ökat gjorde det att de tittade närmare på hur konkurrenskraftiga de olika tjänsterna verkligen var. Detta fick dem att byta ut flera av dem. Att ha en uppdaterad bild av de digitala tjänster vi köper in och vad de kostar oss gör det möjligt för mig att regelbundet se över vilka vi ska ha kvar, tillägger Robert.

Översikten jag får från att använda Substly har varit mycket värdefull. De har gjort att vi bytt ut flera av de tjänsterna vi hade tidigare.

En sak som förvånade Robert med Substly var användarhanteringsfunktionerna. Att ha en uppdaterad lista över prenumerationer och hålla reda på vem som har tillgång till vilka tjänster har alltid varit en utmaning för ledningen i Matix. Anställda, konsulter och även några av studenterna har användarkonton i deras olika tjänster.

Användarhanteringsfunktionerna i Substly har förenklat mycket för Matix. Jag gillar särskilt offboarding-funktionen – till exempel när studenterna examineras har jag redan en lista över vilka användarkonton som ska tas bort, säger Robert.

När Matix väl hade fått in sin data i Substly säger Robert att han kände en känsla av lättnad och tacksamhet. En tjänst som hjälper mig att samla in och visualisera denna information och samtidigt sparar mig tid är extremt värdefull, tillägger han.

När vi hade fått in vår data och se översikten i Substly kände jag en stor lättnad och tacksamhet!

En annan funktion som Matix använder mycket i Substly är “Påminnelser”. Vem skulle ha trott att en så enkel sak som att få en e-post innan de tjänster vi har förnyas skulle ge så mycket värde? Men det har verkligen hjälpt oss komma ihåg att säga upp tjänster vi hade missat annars, säger Robert.

Genom att ta kontroll över deras abonnemang har Matix sparat pengar och förbättrat både deras prenumerationshantering och användarhantering. Klicka på en av länkarna nedan om du är nyfiken på att lära dig mer om hur ditt företag kan spara pengar genom att använda Substly.