Resultat efter Substly:

"Min första tanke var att bara lägga till våra molntjänster men det finns så många andra användningsområden för Substly."

Founders Lofts tre främsta anledningar till att använda Substly

  • On-/offboarding av användare – Service Matrix använder vi som en checklista för vilka tjänster vi ska lägga till när en ny startup tas in till vår inkubator. Offboarding-funktionen sparar oss massor av tid när en startup avslutar vårt program och vi ska ta bort konton/tjänster.
  • Översikten – Prata om att bli överraskade! Vi förväntade oss inte att vi skulle ha så många abonnemang och att vi spenderade så mycket.
  • Kostnadskontroll – För första gången någonsin vet vi exakt hur mycket vi spenderar på varje startup per månad. Översikten över alla återkommande betalningar, användare och kostnader har hjälpt oss att se till att vi bara spenderar pengar på saker vi behöver.

Vi blev positivt överraskade av funktionaliteten Substly erbjuder för användarhantering.Martin, Affärsutvecklare

Vi har alltid trott att en Excel-fil var nog

Martin Björkman är en av tre affärsutvecklare på Founders Loft och har ansvaret för hantering av tjänster och användarkonton. Innan han började använda Substly brukade han ha en lista med alla molntjänster och andra abonnemang i ett kalkylblad. Han hade också flera textdokument med instruktioner och checklistor om hur han skulle göra för att lägga till och ta bort användare.

Att använda Excel och Word var rörigt. Jag behövde hela tiden uppdatera flera dokument. Jag saknade dessutom en bra översikt och det tog mycket tid.

När Founders Loft först började använda Substly tyckte Martin att det var lite svårt att veta vad han skulle lägga till för tjänster. För att vara ärlig var jag inte säker på vad jag kunde få ut av Substly först, förklarar han. Han började lägga till några olika molntjänster och mobiltelefonabonnemang som användes av ledningsgruppen på Founders Loft.

Men det var inte förrän han insåg att han kunde lägga till alla återkommande betalningar som påverkar hyran för nystartade företag i inkubatorprogrammet som polletten trillade ner. Martin la då snabbt till saker som printerhyra, kaffekonsumtion, elräkningar och så vidare. Plötsligt hade Founders Loft fått full insyn i hur mycket de spenderar på startups i inkubatorprogrammet.

Han insåg också att han kunde lägga till alla startups anställda som användare i Substly och få en checklista över alla prenumerationer, avtal och användarkonton som varje individ ska ha tillgång till. Han lade till allt från Slack, Trello och Zoom till sekretessavtal och olika e-postlistor.

Innan jag la till detta i Substly brukade det vara en smula rörigt.

Med alla molntjänster och abonnemang på ett ställe har vi nu full kontroll över mjukvaruanvändande, användarkonton, avtal och kostnader, säger Martin. Vi har numera också checklistor för onboarding och offboarding av nya startups, tillägger han med ett leende.

Checklistorna för onboarding och offboarding av användare har sparat oss mycket tid och huvudvärk.

Vi inser nu att vi saknade ett bra sätt att hantera dessa saker tidigare

Det var så mycket mer vi kunde förbättra än jag förväntade mig när jag började använda Substly. Min första tanke var att bara lägga till våra molntjänster men det finns så många andra användningsområden för Substly. Insikterna vi fick visade oss att kostnads- och tidsbesparingarna är enorma, även för vår lilla organisation, säger Martin.

Genom att ge alla fyra anställda på Founders Loft administratörsrättigheter i Substly kan de logga in och få tillgång till samma information. Att kunna se en uppdaterad lista över alla utgifter har gjort att teamet nu tar ta i saker som tidigare förbisågs.

Det brukade vara konstigt att fråga om vi skulle behålla några av de billigare tjänsterna. Men nu när vi kan se hur mycket vi spenderar på alla dessa tjänster skulle det snarare vara konstigt att inte prata om det regelbundet. Vill vi till exempel spendera 40.000 kronor på kaffe varje år eller kan vi göra bättre saker med de pengarna? Vi skulle aldrig ha haft sådana diskussioner utan tillgång till informationen vi får från Substly.

Vi har tidigare förbisett dessa saker. Helt i onödan visade det sig. Substly ger oss insikter som hjälper oss att fatta smartare beslut.

Martins bästa tips för att komma igång med Substly

Boka en demo! Applikationen är intuitiv och enkel att använda men jag önskade att jag hade bokat en demo innan jag kom igång. Efter att ha lekt med applikationen ett tag själv tog jag ett 15 minutersmöte med en teammedlem i Substly. Jag fick beskriva hur jag brukade hantera prenumerationer och användare, vilka utmaningar jag upplevde med mitt upplägg och vi diskuterade hur jag kunde få ut mest möjligt av att använda Substly. Den korta konversationen lönade sig verkligen. Efteråt visste jag exakt vad jag ville få ut av tjänsten och hur jag skulle sätta upp kontot.

Founders Loft har sparat pengar och förbättrat deras abonnemangshantering och användarhantering genom att använda Substly. Klicka på en av länkarna nedan om du är nyfiken på att lära dig mer om hur ditt företag kan spara pengar genom att använda Substly.

Disclaimer: Substly har deltagit i Founders Lofts inkubationsprogram för tech-startups med hög internationell potential och skalbara affärsmodeller.