Från familjeägda småbutiker till globala innovativa företagsjättar – Idag förlitar sig alla företag på digitala prenumerationstjänster för att organisera, kommunicera och lösa sina dagliga utmaningar. Den senaste rapporten visar på en markant ökning av prenumerationstjänster bland företag det senaste året. Samtidigt kan man konstatera en ännu större ökning av dubbletter och övergivna prenumerationer.
Det faktum att användandet av prenumerationstjänster bland företag varje år ökar med 30% ger teknik skeptikerna en anledning att vifta med varningens flagga. Även fast vi på Substly till synes också viftar med varningens flagga så gör vi det inte av samma anledning. Vi älskar digitala prenumerationstjänster som gör vardagen lättare för företag, men vi menar samtidigt att utvecklingen kan få negativa ekonomiska och säkerhetsmässiga konsekvenser.
Vad menas med prenumerationstjänster (SaaS)?
Prenumerationstjänster, eller SaaS (Software as a service) som det ibland kallas är alla sorters tjänster som företag betalar en återkommande månads- eller årsavgift för att använda. Det kan vara en mobilapplikation som redigerar bild och film, ett webbaserat bokföringsprogram som hjälper en att hålla koll på ekonomin eller ett CRM-system som underlättar säljprocessen. För bara några år sedan så användes digitala prenumerationstjänster framförallt inom marknadsföring och sälj men idag kan vi se en utbredning bland alla avdelningar inom alla branscher.
Signifikant ökning av prenumerationer bland företag det senaste året
Företag spenderar idag mer pengar än någonsin på digitala prenumerationstjänster. Bara det senaste året har de totala utgifterna företag spenderar på digitala prenumerationstjänster ökat med 50%. Det genomsnittliga företaget använder idag 137 olika applikationer. Ökningen är slående, men vad kan man egentligen dra för slutsatser utifrån statistiken?
Nya applikationer möter bevisligen de utmaningar företag idag står inför. Idag finns det digitala tjänster som sköter uppgifter som det för bara några år sedan krävdes flera anställda att sköta. Med allra största sannolikhet så utvecklas det i detta nu applikationer och digitala tjänster som helt kommer förändra hur vi arbetar i framtiden. Vi bör alltså inte förvänta oss någon slags nedtrappning, snarare tvärtom: Digitala prenumerationstjänster kommer ta över näringslivet mer och mer.
Ekonomiska och säkerhetsmässiga risker kopplat till prenumerationer
På andra sidan spektrumet så riskerar den markanta ökningen leda till att företag tappar kontroll över sina prenumerationer, vilket i sin tur kan leda till att ekonomin blir lidande eller i värsta fall att sekretessbelagd information sprids utanför företaget. För samtidigt som digitala prenumerationstjänster bland företag ökar, så ökar antalet dubbletter och övergivna prenumerationer i en ännu högre takt.
Dubbla prenumerationer - en ekonomisk bov
Dubbla prenumerationer är vanligt inom företag som växer snabbt. I en högexpansiv fas är nämligen risken större att man planlöst och spontant investerar i digitala prenumerationstjänster. Vanligtvis registrerar sig en anställd för en tjänst som deras företag redan använder, vilket duplicerar prenumerationen och därmed också betalningen.
En rapport från år 2020 visar att dubbletter av företagsprenumerationer ökade med 80% jämfört med föregående år. Det genomsnittliga antalet dubbletter av applikationer per företag är idag 3,6.
Anledningen till den markanta ökningen beror mestadels på att tjänster blir allt mer lättåtkomliga och tröskeln att köpa allt lägre, vilket är positivt i flera avseenden men också negativt. Om ett företag inte hanterar sina prenumerationer och spårar vilka anställda som använder vilka prenumerationer så riskerar dubbletterna öka med tiden och tillslut göra en markant ekonomisk skada på företaget.
Övergivna prenumerationer – ett dolt hot
På samma sätt som dubbla prenumerationer ökar, så ökar också antalet övergivna prenumerationer. Enligt rapporter från år 2020 så har antalet övergivna prenumerationer inom företag ökat med nästan 100%. Detta innebär en ökning från 1,4 prenumerationer till 2,6 prenumerationer. Det genomsnittliga företaget har i snitt 4,3 övergivna prenumerationer.
Övergivna prenumerationer uppstår vanligtvis på grund av illa skött offboarding, som är en konsekvens av illa skött prenumerationshantering. Har man som företag inte koll på vilka anställda som använder vilka tjänster, så riskerar den före detta anställda lämna med en eller flera prenumerationer kopplade till företaget. Detta innebär såklart en ekonomisk förlust då man troligtvis betalar för en prenumeration som inte används. Men framförallt så innebär det en säkerhetsmässig risk, då tidigare anställda genom prenumerationer kan ta del av och sprida konfidentiellt material som tillhör företaget.
Ett komplext problem med en enkel lösning
Å andra sidan finns oändliga möjligheter att utnyttja digitala innovativa tjänster för att underlätta alla sorters arbetsuppgifter inom alla branscher. Samtidigt som det finns ekonomiska och säkerhetsmässiga risker med att investera blint i prenumerationer. Så vad ska man göra?
Spontana och planlösa köp menar vi kan fortgå, det är inte det som är grundproblemet. Grundproblemet är brist på kontroll. Företag har idag generellt dålig koll på vilka prenumerationer de har och vilka anställda som använder dem.
Lösningen på problemet är prenumerationshantering - Genom att hantera sina prenumerationer så kan man utnyttja möjligheterna samtidigt som man undviker farorna.
